Rekisterinpitäjä
Suomen Ajoneuvopantti Oy
Tietosuojavastaava / rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
asiakaspalvelu@ajoneuvopantti.fi
PL 4, 20251 Turku
Rekisterin nimi
Ajoneuvopantti.fi -asiakasrekisteri
Asiakasrekisteriin tallennettavien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Suomen Ajoneuvopantti Oy tarjoaa panttilainatoimintaa Suomessa asuville yksityishenkilöille panttaamalla ajoneuvoja. Yritys käsittelee toimintansa yhteydessä asiakkaidensa, eli panttilainahakijoiden ja panttilainansaajien, henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa: panttilainanhakijan henkilöllisyyden todentaminen; pantin arviointi; asiakasviestintä; asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen; asiakastietojen analysointi panttilainasuhteen aikana; sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen; riskienhallinta; markkinoinnin suunnittelu, toteuttaminen ja kohdentaminen; ja asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen.
Rekisteröitävien henkilötietojen antaminen on lakisääteinen vaatimus, ja osa tiedoista edellytys asiakassopimuksen tekemiselle. Henkilötietoja tarvitaan muun muassa asiakkaan lakisääteisen tunnistamisvelvollisuuden toteuttamiseen. Markkinointitarkoituksissa tietojen antaminen on vapaaehtoista.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan mukainen
• rekisteröidyn suostumus (esimerkiksi suostumuksen antaminen sähköiseen suoramarkkinointiin), ja/tai
• osapuolten välisen sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen (esimerkiksi luottosopimuksen syntymisen edellytysten selvittäminen ja luottosopimuksen mukaisten toimenpiteiden suorittaminen), ja/tai
• rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (esimerkiksi asiakkaan tunnistamisvelvollisuuteen liittyvien toimenpiteiden suorittaminen), ja/tai
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (liiketoiminnan asiakaslähtöinen kehittäminen ja sähköinen suoramarkkinointi vanhoille asiakkaille) henkilötietojen käsittelylle. Rekisterinpitäjällä on lainmukainen, perusteltu intressi kehittää liiketoimintaa ja tiedottaa vanhoille asiakkaille toiminnastaan sekä markkinoida asiakkaille sellaisia samaan tuoteryhmään kuuluvia tuotteita tai palveluita, joita asiakkaat ovat aiemmin ostaneet. Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää suoramarkkinointi ja vastustaa tietojensa käsittelyä, joten käsittely ei ole rekisteröidyn perusoikeuksien vastaista.
Tietoja käsitellään seuraavien lakien ja asetusten mukaisesti:
• Panttilainaamotoiminnan yhteydessä tietoja käsitellään Suomen panttilainaamolain (1992/1353) sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevien lakien (2017:630) ja kirjanpitolain (1999:1078) nojalla.
• Huutokauppatoiminnassa tietoja käsitellään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevien lakien (2017:630), etä- tai liikehuoneistojen ulkopuolella tehtyjä sopimuksia koskevan lain (2005:59) ja kirjanpitolain (1999:1078) nojalla.
Rekisteriin kerättävät henkilötiedot
Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:
- Rekisteröidyn perus- ja yhteystiedot
• nimi
• puhelinnumero
• postiosoite ja postinumero
• sähköpostiosoite
• syntymäaika
• henkilötunnus
• asuinkunta
• kansalaisuus
• tilinumero
• asiakasnumero
• tietojen muutoshistoria
• evästeiden avulla kerättävät tilastotiedot sekä tiedot kiinnostuksenkohteista
• käyttäjän suostumukset ja hyväksynnät palvelussa
• käyttäjän määrittelemät asetukset palvelussa
• rekisteröidyn ilmoittama markkinointikielto tai suostumuksen peruutus - Panttilainahakemusta koskevat tiedot
• ajoneuvon perustiedot
• ajoneuvon arvotiedot
• kuvat ajoneuvosta
• ajoneuvon vakuutustiedot
• ip-osoite
• suostumukset sähköpostin käyttämiseen lainasopimusta koskevassa viestinnässä - Panttilainasopimusta koskevat tiedot
• sopimuksen alkamis- ja päättymisajankohdat
• panttilainan käyttöä koskevat tiedot
• irtisanomis- ja purkamisilmoitukset, peruuttamisilmoitukset, eräännyttämisilmoitukset ja muu viestintä
• laskutukseen liittyvät tiedot
• huutokauppaukseen liittyvät tiedot
Asiakasrekisteriin kerätään myös tietoja viranomaisrekistereistä, kuten Traficomin ylläpitämästä liikenneasioiden rekisteristä ja mahdollisesti väestötietorekisteristä.
Lisäksi rekisteriimme voi keräytyä Facebook- tai Instagram-sivuiltamme kolmansien osapuolten evästeiden kautta kerättäviä kävijätietoja tai muita em. sosiaalisten verkostojen tietosuoja- tai evästekäytännöissä kulloinkin kerättäväksi ilmoittamia tietoja. Suomen Ajoneuvopantti Oy voi hyödyntää näiden alustojen tarjoamia kävijätietoja markkinoinnin mittaamisessa ja kohdentamisessa.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
• Tiedot kerätään henkilöiltä itseltään ja hänen palvelukäyttäytymisensä perusteella tai nettisivuillamme käyttämiemme evästeiden kautta.
• Osoitetietoja voidaan kerätä Väestötietorekisteristä, yritystietorekisteristä tai osoitetietopalvelusta. Puhelinyhteystietoja voidaan selvittää numeropalveluista.
• Ajoneuvon tietoja voidaan tarkastaa Traficomin liikenneasioiden rekisteristä.
• Tosiasiallisia edunsaajia ja poliittisesti vaikutusvaltaisia ihmisiä voidaan tarkistaa kaupallisilta tiedonvälittäjiltä.
Henkilötietojen luovutuksensaajat ja luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa Suomen Ajoneuvopantti Oy:n Suomessa sijaitseville yhteistyökumppaneille, jotka tarjoavat Suomen Ajoneuvopantti Oy:lle laskutus-, maksu- ja IT-palveluita. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa Dun & Bradstreetille (ent. Bisnode Finland Oy) ajoneuvon tietojen tarkistamiseksi sekä viranomaisille lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa (esimerkiksi petosepäilyn selvittämiseksi).
Rekisteriin kerättyjä tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisteriin kerättyjä tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Suomen Ajoneuvopantti Oy:n käyttämille palveluntarjoajille edellyttäen, että kyseessä olevat alihankkijat kykenevät noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksessa säädettyjä vaatimuksia ja sen edellyttämällä tavalla turvaamaan tietosuojan riittävän tason ja täyttämään tiedonsiirtoja koskevat vaatimukset.
Henkilötietojen säilytysaika
Suomen Ajoneuvopantti Oy käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja koko asiakkuussuhteen elinkaaren ajan. Suostumukseen perustuen henkilötietoja säilytetään suostumuksen voimassaoloajan.
Panttilainanhakijan lainahakemuksen hylkäämisen tai lainansaajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa 10 vuotta (panttilainaamolain mukaisesti). Huutokauppaan tarkoitettuja tietoja säilytetään 7 vuotta (kirjanpitolain mukaisesti), jonka jälkeen tiedot poistetaan ja huutokauppasivun tarjoukset anonymisoidaan. Joissain tapauksissa (mm. erimielisyyksien selvittämiseksi, oikeusvaateeseen vastaamiseksi tai muiden asiakassuhteeseen perustuvien velvoitteiden ja vastuiden täyttämiseksi) tietoja voidaan säilyttää kauemminkin. Tilastointi- ja liiketoiminnan kehittämistarkoituksessa tietoja voidaan tämänkin jälkeen säilyttää vielä anonymisoidussa muodossa.
Rekisterinpitäjä poistaa vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuaan tästä tiedon.
Henkilötietojen suojaamista koskevat turvatoimet ja menettelyt
Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinoin ja tietosuojamenetelmin.
Rekisterin käyttö on sallittu ainoastaan nimetyille valtuutetuille henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja käyttö. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia, ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Henkilöstö on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn.
Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan. Rekisterinpitäjä käyttää monitasoista henkilötietojen suojausta sisältäen turvallisuuskontrollit
• verkkotasolla (ympäröivät palomuurit ja verkkojen eriyttäminen);
• käyttöjärjestelmätasolla (käyttöjärjestelmät ovat päivitettyinä ja järjestelmiä suojataan niiden haavoittuvuuden vähentämiseksi);
• ohjelmien ja palveluiden tasolla (käyttöoikeussääntöjen soveltaminen ja tarkastuslokien pitäminen); sekä
• tietokantatasolla (pääsy tietoihin on yllä mainitusti rajattu).
Rekisterinpitäjän lukuun tietoja käsittelevien palveluntarjoajien kanssa on tehty henkilötietojen käsittelysopimukset, joissa käsittelijät sitoutuvat noudattamaan lainsäädäntöä sekä Suomen Ajoneuvopantti Oy:n tietosuojaperiaatteita ja käyttämään tietoja vain Suomen Ajoneuvopantti Oy:n määrittelemiin tarkoituksiin.
Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko
Henkilötietoja voidaan käyttää automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tehtävään luotonmyöntämisprosessiin lain sallimin rajoituksin. Profiloinnin ja automatisoidun päätöksenteon seuraamukset rekisteröidylle liittyvät luotonmyöntämisen mahdollisuuksien selvittämiseen. Profilointi luotonmyöntämistarkoituksessa on luottosopimuksen kannalta välttämätön toimenpide. Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää manuaalista päätöksentekomenettelyä automatisoidun menettelyn sijaan.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä tietosuojaselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen. Oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen kattaa rekisteröidyn oikeuden saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka on siirretty rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä oikeuden siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle (tietosuojaselosteen kohta 2) omakätisesti allekirjoitetulla tai muutoin luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyynnön toteuttamisesta peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastamisesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
Henkilötietojen käsittelyn kieltäminen, vastustaminen ja rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä peruutuksen ja/tai vastustuksen vaikuttamatta ennen peruuttamista ja/tai vastustamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttamista tai käsittelyn vastustamista koskeva pyyntö on esitettävä rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle (tietosuojaselosteen kohta 2) omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa muodossa.
Suoramarkkinoinnin vastustaminen
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojen käyttö asiakasmarkkinointiin. Kielto voidaan tehdä sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@ajoneuvopantti.fi.
Valituksen tekeminen henkilötietojen käsittelystä
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.